Code of Conduct - Aromdekor

Inledning
Arom-dekor Kemis Uppförandekod ger våra leverantörer riktlinjer för beslut och hur de ska agera. Uppförandekoden grundar sig på våra värderingar och på initiativ som vi har antagit, såsom World Economic Forums Partnering Against Corruption Initiative (PACI) och FN:s Global Compact. Dessa initiativ anger principer för mänskliga rättigheter, arbetsmetoder, miljö och korruption. Arom-dekor Kemi uppmuntrar alla sina leverantörer att upprätta sina egna uppförandekoder eller liknande riktlinjer, förutsatt att innehållet i denna uppförandekod för leverantörer åtminstone alltid följs. Arom-dekor Kemi leverantörer måste göra innehållet i denna uppförandekod tillgängligt för alla personer och organisationer som tillhandahåller varor eller tjänster inom den egna värdekedjan.

Vem omfattas av Arom-dekor Kemis Uppförandekod för leverantörer?
Denna uppförandekod för leverantörer gäller för alla organisationer som förser Arom-dekor Kemi AB,
Europavägen 1, SE-51291 Sexdrega, Sverige och dess koncernbolag med produkter, personal eller tjänster, inklusive direkta och indirekta leverantörer, tjänsteleverantörer, underleverantörer, mellanhänder och agenter samt i förekommande fall även anställda hos leverantören och dess underleverantörer och agenter. Leverantörens utfärdande av fakturor, tillhandahållande av varor, personal eller tjänster eller godkännande av Arom-dekor Kemis inköpsorder utgör leverantörens godkännande att följa riktlinjerna i denna uppförandekod för leverantörer. Leverantörerna måste agera utifrån de rutiner och principer som anges i Arom-dekor Kemis Uppförandekod för leverantörer och visa att de följs i verksamheten.

Våra värderingar
Arom-dekor Kemi är ett företag med starka och tydliga värderingar. Eftersom våra affärspartner har en viktig roll i vår verksamhet förväntar vi oss att även de ska respektera och leva upp till våra värderingar.

Ärlighet
• Vi är ärliga mot oss själva och våra intressenter
• Vi gör affärer på ett korrekt och ansvarsfullt sätt
• Vi ser till att våra intressenter alltid kan lita på Arom-dekor Kemi

Respekt
• Vi värdesätter mångfald och behandlar människor med respekt
• Vi samarbetar, värdesätter andras åsikter och står fast vid våra beslut
• Vi använder alla våra resurser med omsorg

Tillit
• Vi litar på varandra, säger vad vi menar och gör vad vi säger
• Vi vågar vara rättframma och tydliga
• Vi står bakomvåra åtaganden och eftersträvar hög standard vad gäller kvalitet, etik och hållbarhet

Affärsetik
Arom-dekor Kemi strävar mot att uppnå långsiktiga affärsrelationer som en grund för att skapa mervärde för kunder och aktieägare samt trygga och utvecklande arbetsplatser. Arom-dekor Kemi respekterar lagar och förordningar och kräver att dess affärspartners gör detsamma. Arom-dekor Kemi accepterar inte några korrupta aktiviteter, bestickning, konflikter av egenintresse, bedrägeri, utpressning, skatteflykt, förskingring och olagliga återbetalningar, och Arom-dekor Kemis leverantörer ska följa gällande konkurrens- och antitrustlagar och förordningar. Det innebär bland annat att inte delta i prissättning, falsk budgivning eller kundtilldelning.  Arom-dekor Kemi accepterar inte förenklingsbetalningar i någon form.

Arom-dekor Kemis leverantörer ska
• följa de lagar, regler och förordningar som gäller i den jurisdiktion där de är verksamma eller där de erbjuder tjänster till Arom Dekor.
• se till att alla rapporter, register och fakturor är fullständiga och korrekta.
• ha nolltolerans mot mutor och korruption, såsom att ge eller erbjuda något av värde till en statlig tjänsteman eller företagsrepresentant, inklusive Arom-dekor Kemianställda, för att påverka ett beslut.
• undvika situationer som kan leda till intressekonflikt i samarbetet med Arom-dekor Kemi, till exempel utnyttja relationer med en affärspartner och Arom-dekor Kemi för personlig vinning.
• bedriva en legitim affärsverksamhet där penningtvätt eller olagliga betalningar inte förekommer.
• respektera konkurrenslagstiftningen och inte ingå överenskommelser om prisfixering eller marknadsuppdelning.
• inte använda eller avslöja känslig eller konfidentiell information rörande Arom-dekor Kemi
• aldrig lämna ut personuppgifter, förutom till anställda eller samarbetspartners som har ett legitimt affärsbehov av informationen, och i så fall alltid i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och dataskyddsförordningar.

Lagar och förordningar
Arom-dekor Kemi kräver att alla leverantörer ska fungera i enlighet med principerna i koden och i full överensstämmelse med alla tillämpliga lagar och förordningar. Koden ersätter inte lagstiftning och om de två är i konflikt har lagstiftningen företräde. Om koden anger högre standard än gällande lagstiftning gäller det omvända.

Mänskliga rättigheter
På Arom-dekor Kemi stöder och respekterar vi internationella konventioner om mänskliga rättigheter och främjar mångfald och jämställdhet. Leverantörer eller underleverantörer skall behandla alla anställda med respekt och värdighet. Fysisk straff eller hot om detta, sexuella trakasserier, verbalt missbruk eller maktmissbruk eller annan form av trakasserier eller hot är under inga omständigheter acceptabelt.

Arom-dekor Kemis leverantörer ska
• främja lika möjligheter för alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, trosuppfattning, funktionshinder eller ålder.
• ha nolltolerans mot beteenden, uttalanden eller skämt som av andra kan uppfattas som kränkande eller förödmjukande.
• bidra till en arbetsmiljö som är fri från fientligt, våldsamt, hotfullt eller mobbande beteende.
• inte använda sig av tvångsarbete, genom att t.ex. använda våld eller hot för att få en person att arbeta, behålla sina anställdas identitetshandlingar och ska se till att de anställda har lagenliga arbetstider, löner och förmåner som överensstäm mer med lagar och branschstandarder.
• ha nolltolerans mot barnarbete. Alla lagstadgade begränsningar för anställda under 18 år skall följas. När en ung anställd rekryteras måste leverantören alltid med säkerhet kontrollera den potentiella arbetstagarens ålder. Detta i enlighet med ILO konventionerna 138 och 182, samt FN:s barnkonvention. Ett barn definieras som en person som är yngre än 15 år, eller som ett undantag, 14 år i länder som avses i artikel 2.4 i ILO-konventionen 138. Om de nationella lagarna sätter att åldern för arbete är högre än 15 år, ska leverantören hålla sig till det högre ställda kraven. Leverantörer är skyldiga att ha en plan för årliga kontroller av verksamheten där de säkerställer att inget barnarbete utförs. Om barnarbete upptäcks vid produktionen av varor till Arom-dekor Kemi är leverantören skyldig att erbjuda en hållbar lösning i barnets bästa intresse. Unga arbetstagare (under 18 år) får endast vara anställda i icke-farligt arbete innan de är över landets lagstadgade ålder.
• respektera arbetstagares rätt att organisera sig i valfri arbetstagarorganisation och kollektivt förhandla.
• uppmuntra transparens i leveranskedjan och vidta rimliga åtgärder för att i sin produktion undvika att använda råmaterial som direkt eller indirekt finansierar grupper som kränker mänskliga rättigheter.

Hälsa och säkerhet i arbetet
På Arom-dekor Kemi har vi en nollvision för arbetsplatsolyckor och arbetar kontinuerligt med att göra våra arbetsplatser så säkra och hälsosamma som möjligt.

Arom-dekor Kemis leverantörer ska
• proaktivt hantera hälso- och säkerhetsrisker för att skapa en olycksfri arbetsmiljö där arbetsskador och sjukdomar förhindras.
• följa gällande arbetslagstiftning, hälso- och säkerhetslagar eller internationella arbetsstandarder som har fastställts av ett
internationellt erkänt organ, t.ex. ILO, (Internationella Arbetsorganisationen) FN:s fackorgan för sysselsättnings- och arbets- miljöfrågor, beroende på vilka normer som ger starkast skydd.
• se till att anställda har en relevant säkerhetsutbildning för sitt arbete.
• ta ansvar för och aldrig förbise säkerhetsanordningar på arbetsplatser eller behovet av personlig skyddsutrustning.
• rapportera till Arom-dekor Kemi om eventuella hälso- och säkerhetsincidenter och osäkra arbetsförhållanden som har samband med Arom-dekor Kemis projekt och arbetsplatser.

Löner och förmåner
Leverantörer eller underleverantörer ska betala sina anställda minst minimilön eller rådande branschstandard beroende på vilket som är högst. Beloppet ska vara tillräckligt för att täcka grundläggande behov för arbetstagaren och deras familj samt ge ytterligare inkomst. Löner och övertidspremier och eventuella incitament bör betalas direkt till arbetstagaren i tid och i sin helhet. Leverantörer eller underleverantörer ska ge sina anställda betald sjukskrivning, föräldraledighet, lämna årlig ledighet (semester) och lagstadgade helgdagar enligt lag eller enligt rådande industristandard, beroende på vilket som är högst. Att göra oskäliga eller olagliga avdrag från löner eller avlägsnande av förmåner som disciplinär åtgärd accepteras inte.

Miljöansvar
På Arom-dekor Kemi prioriterar vi leverantörer som arbetar proaktivt och systematiskt för en hållbar miljö. Vårt mål är att kunna producera hållbara produkter med låg klimatpåverkan som är spårbara genom hela leverantörskedjan. Arom-dekor Kemi förväntar sig också att våra leverantörer har ett ambitiöst program för att minimera den negativa miljöpåverkan av
deras verksamhet. Leverantörer skall följa gällande miljölagstiftning och tillse att ha alla nödvändiga tillstånd, licenser och registreringar som är tillämpliga för deras verksamhet.

Arom-dekor Kemis leverantörer ska
• se till att resurser används på ett effektivt sätt och minimera användningen av skadliga ämnen samt fokusera på klimat, energi, material och avfall.
• proaktivt verka för att kontinuerligt förbättra sitt miljöarbete, vilket också gäller för utvecklingen av de produkter och tjänster de tillhandahåller.
• ge ledningen och Arom-dekor Kemi tips som kan leda till innovationer med en positiv effekt på miljön.

Kemikalier
Leverantörerna är skyldiga att följa regelverket för REACH och CLP-förordningen. Om en produkt som levereras till Arom-dekor Kemi innehåller mer än 0,1 viktprocent av ett ämne på kandidatlistan är leverantören skyldig att ge Arom-dekor Kemi information om detta i enlighet med REACH, artikel 33. https://echa.europa.eu/regulations/reach CLP-förordningen säkerställer att de faror som kemikalierna presenterar tydligt kommuniceras till Arom-dekor Kemi genom klassificering och märkning av kemikalier. CLP står för Klassificering, märkning och förpackning. CLP-förordningen trädde i kraft i januari 2009, och metoden för att klassificera och märka kemikalier som den infört baseras på FN: s globalt harmoniserade system (GHS). https://echa.europa.eu/regulations/clp

Efterlevnad och rapportering
Arom-dekor Kemis allmänna strategi är att uppmuntra till förbättring. Om leverantören gör sig skyldig till allvarliga avvikelser eller vid upprepade tillfällen visar ovilja att göra förbättringar kan detta äventyra leverantörens affärsrelation med Arom-dekor Kemi. Arom-dekor Kemi vill att leverantören ska granska sina underleverantörer på samma sätt som de själva kan komma att granskas.

Resultaten av dessa revisioner ska lämnas till Arom-dekor Kemi på begäran. Alla leverantörer rekommenderas att uppnå och behålla certifiering på International Organisation för standardisering (ISO) 14001 Miljöledningssystemets standarder; ISO 9001 Kvalitetsstandard. Leverantörer som har certifieringar till liknande standarder eller som arbetar för att få inledande certifiering måste skicka in alternativa certifikat till Arom-dekor Kemi. Arom-dekor Kemi har rätt att genomföra revisioner
hos leverantören. Leverantören ska då bistå Arom-dekor Kemi i att fastställa att Arom-dekor Kemis uppförandekod och alla tillämpliga regler och föreskrifter följs. Arom-dekor Kemi kan anlita en tredje part för att utföra en sådan revision, förutsatt att denna tredje part inte bedriver verksamhet som konkurrerar med leverantören inom avtalsområdet.

Arom-dekor Kemi kommer att vidta åtgärder mot affärspartners som visar sig bryta mot våra riktlinjer, och i händelse av mindre, upprepade eller allvarliga brott kommer antingen affärsrelationen att avslutas eller andra åtgärder att vidtas.

Uppkomna problem
Skulle du eller dina anställda tro att villkoren i uppförandekoden inte följs eller att Arom-dekor Kemi inte agerar i enlighet med sin egen uppförandekod då uppmuntrar vi dig att ta upp dina farhågor hos Arom-dekor Kemis leverantörskvalitetsledning på visselblasarfunktion@aromdekor.se eller i bilagan ”Rapport om bristande överensstämmelse ”. Denna funktion är öppen för Arom-dekor Kemianställda, leverantörer, affärspartners och allmänheten för att rapportera eventuella överträdelser av Arom-dekor Kemis uppförandekod. Alla rapporter och kommunikation kring dessa frågor kommer att hanteras konfidentiellt

Arom-dekor Kemis leverantörer ska
• skicka in en rapport till Arom-dekor Kemis visselblåsarfunktion om en Arom-dekor Kemianställd, leverantör till Arom-dekor Kemi eller någon annan som företräder Arom-dekor Kemi bryter mot nationella lagar eller mot Arom-dekor Kemis uppförandekod.
• se till att Arom-dekor Kemianställda eller leverantörer i samband med utredningar inte utsätts för repressalier eller att deras anställning äventyras, för att de har valt att följa Arom-dekor Kemis uppförandekod eller lämnat en rapport i Arom-dekor Kemis visselblåsarfunktion.

Om du har frågor eller vill ha mer information om Arom-dekor Kemi uppförandekod, vänligen kontakta oss på 0320 – 605 00 eller info@aromdekor.se

Ladda ner som PDF.

Håll dig uppdaterad, prenumerera på vårat nyhetsbrev